Документы, изданные государственными учреждениями одной державы, на территории другой имеют законность хождения и признаются после процедуры их удостоверения. Легализация подтверждение законности происхождения бумаг, выполняемая согласно правовым нормам, принятым в государстве. Обязательная, если другое не предусмотрено правовыми нормами государств или межгосударственными соглашениями, отменяющими легализацию.
В 1961г. в Гааге множество стран приняло Конвенцию, отменившую обязательность консульской легализации подтверждения легальности официальных документов.
Апостиль – упрощенная процедура, в рамках которой заверение подписей ответственных лиц, их статуса и полномочий, уникальность печатей сводится к проставлению специального штампа.
Эта норма действует для стран, поддержавших Конвенцию. При скреплении штампом Аpostille официальных бумагах, составленных госучреждениями одного из государств-участников, они признаются на всех административных уровнях государств, подписавших Конвенцию. На сегодня их более 90. Апостилированные бумаги не требуют дальнейшей заверки, наделены доказательной силой и имеют законность хождения в этих государствах. Апостиль – не отдельный документ, а неотъемлемая часть удостоверяемого документа.
Апостиль – квадратный штамп утвержденной формы и размеров, с полем, куда вносятся уникальные обязательные реквизиты (регистрационный номер). Штамп может быть визуализирован на документе (в месте, где нет текста) или оформляется в форме приложения, подшитого к оригиналу.
Апостилированию в министерствах Украины подлежат официальные бумаги:
- в Минюсте – юридического свойства (нотариальные, судебные и т.д.)
- в Государственной регистрационной службе – административные (о гражданском состоянии и т.п.)
- в МИДе (миграционной службе) – многочисленные справки (требуемые посольствами и консульствами)
- в Минобразования – об образовании
Консульства некоторых стран, не подписавших Конвенцию, требуют двойного апостилирования. В рамках процедуры легализованный ранее документ должен быть переведен, удостоверен нотариально и снова апостилирован.
Этот порядок не распространяется на некоторые документы: выпущенные консульскими зарубежными представительствами; административные; относящиеся к торговой или таможенной деятельности (контракты, грузовые таможенные декларации, доверенности на оформление торговых операций и т.п.). Эти бумаги легализуются консульским путем.
В процедуре могут отказать, если документ:
- подготовлен для хождения в державе, не подписавшей Конвенцию (или возражавшей против членства в ней сгосударства, выдавшего бумагу;
- поврежден настольно, что прочтение его является невозможным;
- получен по факсу и подписан/написан карандашом;
- содержит дописки (исправления);
- профильный орган не правомочен апостилировать данный текст.
При апостилировании удостоверяется законность происхождения документа, но не проверяется достоверность содержащейся в нем информации. Ответственность за содержание документа лежит на учреждении, выдавшем его, и уполномоченных на то лицах.
